Na quinta-feira (21/1), antecedendo o churrasco oferecido pela AMATRA IV aos visitantes, foi realizada reunião com a diretora de Eventos da ANAMATRA, Carla Reita Faria Leal, com a Comissão dos Jogos da AMATRA IV, quando ficou definido o Clube de Caça e Pesca como o local que centralizará as atividades esportivas.

Ficou decidida a formação da Comissão Organizadora do Evento que será composta por nove membros, sendo que quatro serão indicados pela ANAMATRA, quatro pela AMATRA IV e um pela AMATRA VI, que será a anfitriã dos jogos em 2011. Antecipada algumas discussões, ficou acordado que a Comissão Organizadora definirá a empresa que será responsável pela infraestrutura do evento.